Las tecnologías de colaboración y comunicación para los equipos remotos o híbridos se han vuelto esenciales para las empresas. Pero de todas las opciones disponibles en el mercado, no sorprende que las herramientas de gestión de proyectos hayan destacado, tomando en cuenta que en 2020, el 11,4% de cada dólar invertido en proyectos se desperdició debido a un mal rendimiento o gestión1.
En este contexto, Zerviz, empresa tecnológica con presencia en más de 16 países y más de 100 proyectos en múltiples industrias y Monday.com, plataforma abierta de software para que las organizaciones puedan crear fácilmente herramientas de gestión de proyectos que se adaptan a sus necesidades anuncian una alianza con el objetivo de que los equipos de trabajo de las empresas en Latinoamérica puedan colaborar con eficiencia sin importar donde se encuentren.
Zerviz y Monday.com brindan consejos para una gestión de proyectos exitosa que impulse a las compañías:
1. Invierte en las fases de iniciación y planificación: A la hora de responder la pregunta «¿Por qué fracasan los proyectos?», muchas de las razones se remontan a una mala planificación e investigación, partes cruciales de las etapas de iniciación y planificación del ciclo de vida del proyecto.
2. Elige la metodología adecuada para tu proyecto: Las metodologías de gestión de proyectos describen un conjunto de principios y procesos que se utilizan para planificar, gestionar y ejecutar proyectos. Estos marcos determinan cómo se prioriza y completa el trabajo, así como la forma en que se visualiza.
3. Promueve una cultura de transparencia y responsabilidad: La transparencia puede marcar la diferencia a la hora de gestionar un proyecto cuando surgen complejidades.. Esto comienza con una comunicación clara, de modo que cada colaborador pueda entender sus objetivos a largo plazo, los KPI (indicadores clave de rendimiento) y los planes. Una forma de conseguirlo es implicar a todos los equipos en el proceso de planificación (a cierto nivel), y darles la propiedad de las tareas y los resultados utilizando un sólido flujo de trabajo de gestión de proyectos, que se puede crear con monday.com.
4. Decide un alcance realista: El 52% de las empresas experimenta cambios imprevistos en el alcance durante un proyecto. Aunque esto puede estar relacionado con factores incontrolables, contar con las personas adecuadas en la mesa de planificación puede ayudar a definir con mayor precisión el alcance del proyecto desde el principio.
5. Se prudente con la programación: Si quieres que tu equipo siga siendo productivo, tienes que crear calendarios de trabajo que sean realistas para las cargas de trabajo de tu equipo y la fecha de entrega prevista. Aunque es casi imposible desarrollar el calendario de gestión de proyectos perfecto, equilibrar estos dos factores es una inversión que merece la pena.
6. Practica una gestión eficaz de los recursos: La gestión de recursos es un principio importante y describe el proceso de pre-planificación, programación y asignación de recursos para maximizar la eficiencia. La lista incluye cualquier número de recursos, incluyendo capital y otros bienes materiales.
7. Consigue la participación de las partes interesadas: Una parte interesada es alguien directamente implicado en el éxito del proyecto. Puede ser un cliente clave, un usuario interno del producto, un ejecutivo o un director de producto. La comunicación y las aportaciones entre estas partes deben establecerse antes, durante y después de un proyecto.
8. Elige herramientas y software de gestión de proyectos de alto nivel: Ninguna empresa puede llevar a cabo una gestión de proyectos con éxito si su sistema se basa en una red de interminables hojas de cálculo y correos electrónicos. No hay nada práctico, escalable ni transparente en un sistema así.
“Estamos muy emocionados de anunciar nuestra alianza con Monday.com en todos los países de Latinoamérica donde tenemos presencia. Con Monday.com las organizaciones pueden planificar de una forma visualmente atractiva, facilitando la ejecución de proyectos complejos y permitiendo la organización de las tareas de cada miembro del equipo mediante flujos construidos a la medida sin perder la flexibilidad, con plazos, límites y notificaciones automáticas», explica Julio Farias, Director Comercial de Zerviz.
1 Fuente: Project Management Institute
